Política de Privacidad de VotexAI

1. Identidad y Datos del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Josué David Palma Fontalvo, persona natural identificada con cédula de ciudadanía No. 1140904029, domiciliada en la ciudad de Barranquilla, Atlántico, Colombia.

Para cualquier consulta, petición, queja, reclamo o ejercicio de sus derechos de protección de datos personales, nuestro canal oficial de contacto es:
📧 Correo electrónico de protección de datos: Josuedavidpalma@gmail.com

2. Datos Personales que Recolectamos

En el marco de la prestación del servicio de automatización omnicanal y agentes de Inteligencia Artificial de VotexAI, recolectamos únicamente los datos necesarios para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política:

• Datos de identificación y contacto del usuario/cliente: Nombre del negocio, correo electrónico comercial, número de teléfono de WhatsApp Business.
• Datos de conversaciones y llamadas: Historial de mensajes de chat y transcripciones de llamadas telefónicas procesadas por los agentes de IA.
• Datos de facturación y transacciones: Estado de transacciones, identificadores de pago de pasarelas (Mercado Pago / Wompi), plan de suscripción contratado e historial de cobros.
• Datos de agendamiento de citas: Fechas, horas, nombres y correos de los clientes finales que agenden espacios a través de los agentes.
• Contactos y directorio comercial: Lista de contactos del cliente final registrados para el envío o recepción de mensajes.
• Credenciales y tokens de integración encriptados: Claves de eventos de pago y credenciales de integración de API (almacenados bajo cifrado AES-256-GCM).

3. Finalidades del Tratamiento de Datos

Sus datos personales son recolectados y tratados para las siguientes finalidades legítimas:

1. Prestación del servicio: Despliegue, ejecución y funcionamiento de los agentes de IA en WhatsApp y llamadas de voz.
2. Facturación y cobro: Gestión de pagos recurrentes, verificación antifraude e historial contable.
3. Soporte técnico y atención al cliente: Diagnóstico de fallos, soporte operativo y respuesta a requerimientos del usuario.
4. Mejora continua del servicio: Análisis de rendimiento agregado y anonimizado (NO evaluación individualizada ni venta de datos).
5. Cumplimiento legal y fiscal: Expedición de documentos contables conforme al Estatuto Tributario colombiano (Art. 771-2 ET) y atención de requerimientos judiciales.

4. Base Legal para el Tratamiento

La base jurídica que legitima el tratamiento de sus datos personales incluye: (a) La autorización previa, expresa e informada otorgada por el titular al momento del registro; (b) La ejecución y desarrollo de la relación contractual de prestación de servicios SaaS; y (c) El cumplimiento de obligaciones legales de naturaleza contable y fiscal en Colombia.

5. Derechos de los Titulares (Derechos ARCO)

Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted como titular de datos personales tiene derecho a:

• Acceso / Conocer: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o fraccionados.
• Cancelación / Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no se respeten los principios legales o haya finalizado el contrato.
• Oposición / Revocatoria: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

Procedimiento y Canal de Atención: Para ejercer cualquiera de sus derechos ARCO, envíe una comunicación al correo Josuedavidpalma@gmail.com con el asunto: "Solicitud Derechos ARCO — [Tu Nombre]".
Plazo de Respuesta: Las consultas o reclamos serán atendidos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

6. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Para garantizar la operabilidad de la plataforma, los datos personales se procesan e infraestructuran a través de los siguientes proveedores tecnológicos internacionales especializados:

• Supabase Inc. (EE.UU. / Europa) — Almacenamiento de base de datos cifrada y autenticación.
• OpenAI LLC (EE.UU.) — Procesamiento de lenguaje natural e inteligencia artificial.
• ElevenLabs Inc. (EE.UU.) — Procesamiento y síntesis de voz inteligible.
• Vapi Inc. (EE.UU.) — Orquestación de infraestructura de llamadas de voz.
• Meta Platforms Inc. / WhatsApp Business API (EE.UU.) — Infraestructura de mensajería comercial.
• Twilio Inc. & Resend Inc. (EE.UU.) — Infraestructura de telecomunicaciones y envíos de correo transaccional.

Estos proveedores cumplen con altos estándares internacionales de seguridad de la información (certificaciones SOC 2 Type II, estándares GDPR e ISO 27001). Al aceptar estos términos, usted autoriza expresamente dicha transmisión internacional de datos.

7. Medidas de Seguridad de la Información

VotexAI implementa medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de su información:

• Encriptación simétrica fuerte AES-256-GCM para credenciales sensibles y tokens de pago.
• Validación criptográfica HMAC-SHA256 y comparación timingSafeEqual en conexiones webhook.
• Aislamiento estricto nivel de filas (Row Level Security - RLS) en Supabase para multi-inquilinos.
• Registros permanentes de auditoría de eventos de seguridad.
• Control de idempotencia para prevenir duplicaciones de transacciones.

8. Vigencia y Retención de Datos Personales

• Datos de conversaciones y transcripciones: Se conservan durante el periodo activo de la suscripción. Tras la cancelación del servicio, se eliminan definitivamente en un plazo máximo de 30 días calendario.
• Datos de facturación e historial contable: Se conservan por un periodo de 5 años por obligación fiscal conforme al Artículo 771-2 del Estatuto Tributario colombiano.
• Registros de auditoría de seguridad: Se retienen por 2 años para análisis de trazabilidad.

9. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Utilizamos únicamente cookies técnicas estrictamente esenciales para la autenticación y mantenimiento de la sesión segura en el panel de control. Declara expresamente que VotexAI NO utiliza cookies de terceros para seguimiento publicitario o venta de perfilamiento comercial.

10. Modificaciones a la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio relevante será notificado al correo electrónico registrado con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigor. El uso continuado del servicio después de la fecha efectiva constituye la aceptación explícita de los nuevos términos.

Contacto de Protección de Datos

Si tiene dudas sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales en Colombia, escriba a:
Josué David Palma Fontalvo — VotexAI
📍 Barranquilla, Atlántico, Colombia
📧 Josuedavidpalma@gmail.com